Les outils de communication interne

Entre outils de communication numériques dernière génération et supports de communications classiques, il est parfois difficile de s’y retrouver lorsque l’on veut développer sa communication interne.

Voici 13 outils de communication interne qui vous aideront à atteindre vos objectifs. À vous de choisir ceux qui vous correspondent et rencontreront l’adhésion de vos collaborateurs !

Pour une communication interne efficace misez sur le podcast

Quels sont les types d’outils de communication interne ?

Les outils de communication interne permettent de faire circuler une information spécifique, ou de transmettre un message particulier.

D’après une étude réalisée par l’Observatoire Intranet & Digital Working, les trois enjeux majeurs de la communication interne en entreprise sont :

• Améliorer l’efficacité opérationnelle (pour 61% des répondants) ;
• Fluidifier la communication interne (pour 52% des répondants) ;
• Permettre la continuité de l’activité en cas de crise (pour 46% des répondants).

Bien choisir ses outils est donc primordial pour une communication interne réussie et répondant aux attentes de tous.

Les outils de communication « top down » ⬇️

Ils vont permettre à l’entreprise de partager des informations simplement et efficacement à l’ensemble de ses salariés. Elle peut ainsi partager les règles de vie au travail, transmettre les valeurs de l’entreprise et susciter l’adhésion et l’engagement des collaborateurs.

Cette communication du haut vers le bas présente de nombreux avantages pour l’entreprise. En utilisant des outils adaptés à ses objectifs, l’entreprise optimise sa communication interne pour un plus grand impact auprès de ses collaborateurs.

Une newsletter interne pour garder les salariés informés des dernières nouveautés et les réussites de l’entreprise, un intranet, des affichages… Les possibilités sont nombreuses !

Les outils de communication « bottom up » ⬆️

Les outils de communications du bas vers le haut doivent permettre à chaque salarié de faire remonter une information à sa hiérarchie de façon simple et directe. Ils doivent encourager le salarié à partager ses idées et/ ou ses difficultés à ses supérieurs.

En se sentant écouté et valorisé, le salarié s’implique plus dans ses missions. De plus, avec la généralisation du télétravail qui peut parfois provoquer un sentiment d’isolement, savoir que son manager est disponible et accessible est motivant.

Boîte à idées, sondage… Il existe différents moyens de recueillir les impressions de chacun !

Les outils d’intégration (on-boarding kit) 👋

Un processus d’onboarding réussi permet d’intégrer efficacement et durablement un nouveau collaborateur. Là encore, le partage de l’information est primordial pour permettre au nouveau collaborateur de se sentir à l’aise et d’être opérationnel plus rapidement.

La mise en place par les ressources humaines d’une plateforme d’onboarding regroupant les informations nécessaires à tout nouvel arrivant est ainsi un atout important.

Les outils de communication transversale 🔄

Messagerie instantanée, intranet, visioconférence, outils collaboratifs : il est aujourd’hui indispensable de permettre à l’ensemble des collaborateurs de communiquer entre eux de façon directe et fluide. Avec le travail à distance, ces outils de communication horizontale permettent de renforcer le travail d’équipe et d’augmenter l’efficacité de chacun.

13 outils numériques de communication interne

L’intranet

Ce réseau interne à l’entreprise doit être accessible à tous. Il regroupe généralement des informations sur l’entreprise et l’organisation, des documents et des outils utiles aux salariés (règlement interne, procédures à suivre, guide d’onboarding, etc.).

L’intranet est le plus souvent utilisé dans le cadre d’une communication top down, mais il peut également être collaboratif en permettant à chacun de participer.

Il est même possible de développer une application intranet mobile pour permettre aux salariés d’y accéder de partout.

Approuvé : ⬇️👋

Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent de suivre l’avancée du projet à chacune de ses étapes. Les fonctionnalités essentielles sont :

• La planification
• La création, l’affectation des tâches
• la gestion des priorités
• Le suivi des deadlines
• La gestion des ressources
• La gestion du budget

Ces outils permettent à la fois au manager de suivre le projet de bout en bout, mais aussi d’impliquer chaque collaborateur qui peut avoir une vue d’ensemble du projet et communiquer avec les autres intervenants.

Approuvé : ⬇️⬆️🔄

La newsletter interne

Idéale pour partager des informations sur la vie de l’entreprise, elle peut être dématérialisée ou distribuée ou glissée dans l’enveloppe du bulletin de salaire par exemple.

Elle peut aborder de nombreux sujets qui intéressent les salariés :

• L’annonce d’un évènement marquant : la réussite d’un projet, la signature d’un nouveau contrat, etc.
• L’arrivée d’un nouveau collaborateur
• Un changement d’organisation
• Un focus sur une équipe, un service, ou un projet
• des interviews, des stories, etc.

Elle peut être très dynamique et ludique grâce à l’utilisation de photos et de vidéos. Le plus souvent mensuelle, elle est souvent très appréciée et attendue.

Il est même possible d’en faire un outil participatif en invitant chaque mois les collaborateurs à participer à sa rédaction.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

La messagerie instantanée

Autre indispensable de la communication interne, la messagerie instantanée permet d’échanger de façon directe et interactive. Des solutions comme Slack ou Google Hangouts permettent de conserver le fil des conversations, d’interagir à plusieurs et de partager des informations rapidement.

C’est devenu le moyen d’échange le plus apprécié des salariés, car il permet des échanges décontractés (emojis, vidéos, etc.) et rapides.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les outils collaboratifs

Les outils permettent à plusieurs collaborateurs de travailler simultanément au sein de l’entreprise et de partager leurs informations. Les fonctionnalités les plus couramment utilisées sont :

• Partage et stockage de fichiers
• Génération de liens de téléchargement
• Notifications
• Partage d’agenda
• Centralisation des messages et commentaires
• Accès aux données sur mobile

Avec la généralisation du télétravail, les outils collaboratifs édités par Office 365 ou Google Workspace par exemple sont devenus indispensables à l’entreprise.

Approuvé : ⬇️⬆️🔄

Les outils de visioconférence

Autre incontournable qui a vu sa popularité croître avec la généralisation du télétravail, la visioconférence fait désormais partie du quotidien de nombreux salariés. Ces outils permettent d’organiser des réunions digitales malgré la distance.

Chaque participant peut prendre la parole et échanger directement, partager son écran pour faire une présentation, etc. Le suivi des projets est ainsi grandement facilité.

Avec des niveaux de qualité audio et vidéo en constante amélioration, le rendu naturel permet des échanges détendus et un réel contact humain. Ils peuvent être utilisés pour presque tout : un point d’équipe, un entretien dans le cadre d’un feedback en continu, la présentation d’un nouveau collaborateur, etc.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les podcasts internes

Le podcast donne une voix à l’entreprise. Il peut porter sur de très nombreux sujets et prendre différents formats :

• Le podcast événementiel : annoncer un événement à venir, partager le programme et l’organisation, les informations pratiques, etc.
• Le podcast thématique : discuter de sujets clés en rapport avec la culture de l’entreprise, son activité, son marché, etc.
• Le podcast stratégique : présenter les différentes stratégies de l’entreprise.
• Le podcast culture d’entreprise : présenter les réussites d’une équipe ou d’un employé tout en valorisant les valeurs de l’entreprise

Selon les objectifs et avec une bonne promotion interne, le podcast permet également de donner la parole à tout le monde en faisant intervenir ce qui le souhaite (interviews, etc.).

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Le blog d’entreprise

Le blog d’entreprise est un espace idéal pour communiquer sur divers sujets et actualités. Il peut être utilisé en communication ascendante comme descendante (partager les valeurs de l’entreprise…) en fonction de la personne qui rédige son contenu.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les réseaux sociaux internes

Plus participatif et collaboratif que l’intranet, un réseau social d’entreprise offre un moyen de communication ludique et convivial pour l’ensemble des collaborateurs. Les salariés peuvent engager la conversion et échanger de façon plus informelle sur divers sujets avec leurs collègues autour de projets communs.

Les RSE comme le Facebook Business de Workplace ou Yammer de Microsoft Office sont très proches des réseaux sociaux classiques :

• profils personnalisés
• fil d’actualité
• moteur de recherche
• organisation par groupe
• chat et messagerie instantanée
• partage de fichiers
• accès mobile

Ce support de communication collaboratif et participatif permet de favoriser l’interaction sociale et de renforcer le sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les outils de sondage et de feedback

Les outils de sondages et de feedback permettent de connaître l’état d’esprit des collaborateurs sur différents sujets et de recueillir leur avis :

• le déroulement d’une mission commune
• le bien-être au travail
• l’utilisation d’un outil
• l’organisation d’un évènement, etc.

L’analyse des données récoltées via des outils de sondage simples à utiliser comme Google Forms ou SurveyMonkey permettent d’adapter la stratégie de l’entreprise tout en valorisant les collaborateurs.

Approuvé : ⬆️

L’affichage en interne

Simple, efficace et peu coûteux, l’affichage interne permet de mettre en avant des informations relatives à la vie de l’entreprise : règlement intérieur, consignes de sécurité, le slogan et les valeurs de l’entreprise, etc.

Boosteur pour les équipes, l’affichage dans les locaux à des emplacements stratégiques est également un outil de communication externe apprécié lorsque des clients vous rendent visite par exemple.

Approuvé : ⬇️👋

La boîte à idées

Physique ou numérique, la boîte à idées permet aux collaborateurs de partager leurs idées et leurs réflexions de façon anonyme ou non. Un salarié qui peut s’exprimer librement sur la qualité de vie au travail, les processus mis en place, l’organisation, ou proposer une idée nouvelle, s’appliquera bien plus, surtout s’il voit que son avis est pris en compte et que des efforts sont faits.

Approuvé : ⬆️

Le livret d’accueil

Rédiger un livret d’accueil à destination des nouvelles recrues doit faire partie de toutes les stratégies de communication interne. Le livret participe à la réussite du processus d’onboarding en informant le nouveau collaborateur sur différents points essentiels au moment de son arrivée comme :

• l’organigramme de l’entreprise,
• le plan des locaux,
• le règlement intérieur,
• l’organisation du travail et les procédures,
• les avantages dont il peut bénéficier,
• le contact d’une personne référente, etc.

Il peut être digital ou remis en format papier le jour de l’arrivée ou un peu avant, et faire partie d’un processus d’onboarding plus global.

Approuvé : ⬇️👋

Quels sont les meilleurs outils de communication interne ?

Pour une communication d’entreprise réussie, il faut choisir les outils adaptés à la taille de l’entreprise et aux objectifs de communication fixés. En fonction de la situation, l’entreprise peut chercher à valoriser :

• la communication motivationnelle avec des outils de communication interne attractifs pour motiver les salariés : messagerie instantanée, réseau social d’entreprise, podcasts, etc.
• la communication opérationnelle en mettant à dispositions des outils de communication pour faciliter le travail au quotidien : outil de gestion de projet, outils collaboratifs, visioconférence, etc.
• la communication interpersonnelle en offrant la possibilité à chacun de s’exprimer : sondage et feedback, boîte à idées, etc.

Il n’y a donc pas d’outil de communication interne idéal. Le choix des outils va dépendre du plan de communication interne, du budget et des moyens alloués. Un intranet ou un réseau social sera très efficace, mais sera plus coûteux et compliqué à mettre en place.

Une communication interne efficace apporte de nombreux avantages à l’entreprise.

• Elle met en avant les valeurs et la culture d’entreprise et aide chaque collaborateur à s’y identifier et à y adhérer.
• Elle permet d’éviter tension et conflit en permettant une communication transparente et un dialogue régulier au sein des équipes.
• Elle favorise le travail d’équipe et augmente les performances de chacun.
• Elle implique et motive les salariés en les informant et en donnant un sens à leur travail.

Pour atteindre son but, la communication d’entreprise s’appuie sur différents outils : intranet, réseau social d’entreprise, messagerie instantanée, newsletter interne, podcasts, etc. Leur choix et leur utilisation dépendent avant tout des objectifs fixés et des besoins de l’entreprise.

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