Les outils de communication interne

Entre outils de communication numériques dernière génération et supports de communications classiques, il est parfois difficile de s’y retrouver lorsque l’on veut développer sa communication interne.

Voici 13 outils de communication interne qui vous aideront à atteindre vos objectifs. À vous de choisir ceux qui vous correspondent et rencontreront l’adhésion de vos collaborateurs !

Salariés qui échangent entre eux

Pour une communication interne efficace misez sur le podcast

Quels sont les 3 types de communication interne ?

Il existe 3 formes de communication interne en entreprise :

  • La communication descendante : de la hiĂ©rarchie aux employĂ©s

L’information circule du haut vers le bas, de la hiérarchie aux salariés, et repose sur un système hiérarchique.

  • La communication ascendante : du salariĂ© Ă  la hiĂ©rarchie

Chaque membre de l’entreprise peut faire remonter des informations (un problème qu’il rencontre, une idée qu’il a eue sur le terrain, etc.) à sa hiérarchie par différents canaux de communication : un sondage, une boîte à idées, au moment d’une réunion, etc.

  • La communication transversale ou horizontale : entre collaborateurs de mĂŞme niveau

Transversale ou horizontale, ce type de communication interne favorise le dialogue égalitaire et permet une communication plus directe, fluide, et transparente entre collaborateurs qui peuvent dialoguer sans passer par leur hiérarchie.

Quels sont les types d’outils de communication interne ?

Les outils de communication interne permettent de faire circuler une information spécifique, ou de transmettre un message particulier.

D’après une Ă©tude rĂ©alisĂ©e par l’Observatoire Intranet & Digital Working, les trois enjeux majeurs de la communication interne en entreprise sont :

Bien choisir ses outils est donc primordial pour une communication interne réussie et répondant aux attentes de tous.

Les outils de communication « top down » ⬇️

Ils vont permettre Ă  l’entreprise de partager des informations simplement et efficacement Ă  l’ensemble de ses salariĂ©s. Elle peut ainsi partager les règles de vie au travail, transmettre les valeurs de l’entreprise et susciter l’adhĂ©sion et l’engagement des collaborateurs.

Cette communication du haut vers le bas prĂ©sente de nombreux avantages pour l’entreprise. En utilisant des outils adaptĂ©s Ă  ses objectifs, l’entreprise optimise sa communication interne pour un plus grand impact auprès de ses collaborateurs.

Une newsletter interne pour garder les salariés informés des dernières nouveautés et les réussites de l’entreprise, un intranet, des affichages… Les possibilités sont nombreuses !

Les outils de communication « bottom up » ⬆️

Les outils de communications du bas vers le haut doivent permettre à chaque salarié de faire remonter une information à sa hiérarchie de façon simple et directe. Ils doivent encourager le salarié à partager ses idées et/ ou ses difficultés à ses supérieurs.

En se sentant Ă©coutĂ© et valorisĂ©, le salariĂ© s’implique plus dans ses missions. De plus, avec la gĂ©nĂ©ralisation du tĂ©lĂ©travail qui peut parfois provoquer un sentiment d’isolement, savoir que son manager est disponible et accessible est motivant.

Boîte à idées, sondage… Il existe différents moyens de recueillir les impressions de chacun !

Les outils d’intégration (on-boarding kit) 👋

Un processus d’onboarding rĂ©ussi permet d’intĂ©grer efficacement et durablement un nouveau collaborateur. LĂ  encore, le partage de l’information est primordial pour permettre au nouveau collaborateur de se sentir Ă  l’aise et d’être opĂ©rationnel plus rapidement.

La mise en place par les ressources humaines d’une plateforme d’onboarding regroupant les informations nécessaires à tout nouvel arrivant est ainsi un atout important.

Les outils de communication transversale 🔄

Messagerie instantanĂ©e, intranet, visioconfĂ©rence, outils collaboratifs : il est aujourd’hui indispensable de permettre Ă  l’ensemble des collaborateurs de communiquer entre eux de façon directe et fluide. Avec le travail Ă  distance, ces outils de communication horizontale permettent de renforcer le travail d’équipe et d’augmenter l’efficacitĂ© de chacun.

Infographie : Les types de communication interne et leurs outils
Infographie : Les types de communication interne et leurs outils

13 outils numériques de communication interne

L’intranet

Ce rĂ©seau interne Ă  l’entreprise doit ĂŞtre accessible Ă  tous. Il regroupe gĂ©nĂ©ralement des informations sur l’entreprise et l’organisation, des documents et des outils utiles aux salariĂ©s (règlement interne, procĂ©dures Ă  suivre, guide d’onboarding, etc.).

L’intranet est le plus souvent utilisé dans le cadre d’une communication top down, mais il peut également être collaboratif en permettant à chacun de participer.

Il est même possible de développer une application intranet mobile pour permettre aux salariés d’y accéder de partout.

Approuvé : ⬇️👋

Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent de suivre l’avancée du projet à chacune de ses étapes. Les fonctionnalités essentielles sont :

Ces outils permettent Ă  la fois au manager de suivre le projet de bout en bout, mais aussi d’impliquer chaque collaborateur qui peut avoir une vue d’ensemble du projet et communiquer avec les autres intervenants.

Approuvé : ⬇️⬆️🔄

La newsletter interne

Idéale pour partager des informations sur la vie de l’entreprise, elle peut être dématérialisée ou distribuée ou glissée dans l’enveloppe du bulletin de salaire par exemple.

Elle peut aborder de nombreux sujets qui intéressent les salariés :

Elle peut ĂŞtre très dynamique et ludique grâce Ă  l’utilisation de photos et de vidĂ©os. Le plus souvent mensuelle, elle est souvent très apprĂ©ciĂ©e et attendue.

Il est même possible d’en faire un outil participatif en invitant chaque mois les collaborateurs à participer à sa rédaction.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

La messagerie instantanée

Autre indispensable de la communication interne, la messagerie instantanée permet d’échanger de façon directe et interactive. Des solutions comme Slack ou Google Hangouts permettent de conserver le fil des conversations, d’interagir à plusieurs et de partager des informations rapidement.

C’est devenu le moyen d’échange le plus apprécié des salariés, car il permet des échanges décontractés (emojis, vidéos, etc.) et rapides.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les outils collaboratifs

Les outils permettent à plusieurs collaborateurs de travailler simultanément au sein de l’entreprise et de partager leurs informations. Les fonctionnalités les plus couramment utilisées sont :

Avec la généralisation du télétravail, les outils collaboratifs édités par Office 365 ou Google Workspace par exemple sont devenus indispensables à l’entreprise.

Approuvé : ⬇️⬆️🔄

Les outils de visioconférence

Autre incontournable qui a vu sa popularitĂ© croĂ®tre avec la gĂ©nĂ©ralisation du tĂ©lĂ©travail, la visioconfĂ©rence fait dĂ©sormais partie du quotidien de nombreux salariĂ©s. Ces outils permettent d’organiser des rĂ©unions digitales malgrĂ© la distance.

Chaque participant peut prendre la parole et échanger directement, partager son écran pour faire une présentation, etc. Le suivi des projets est ainsi grandement facilité.

Avec des niveaux de qualité audio et vidéo en constante amélioration, le rendu naturel permet des échanges détendus et un réel contact humain. Ils peuvent être utilisés pour presque tout : un point d’équipe, un entretien dans le cadre d’un feedback en continu, la présentation d’un nouveau collaborateur, etc.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les podcasts internes

Le podcast donne une voix à l’entreprise. Il peut porter sur de très nombreux sujets et prendre différents formats :

Selon les objectifs et avec une bonne promotion interne, le podcast permet Ă©galement de donner la parole Ă  tout le monde en faisant intervenir ce qui le souhaite (interviews, etc.).

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Collaborateur qui Ă©coute un podcast interne d'entreprise

Le blog d’entreprise

Le blog d’entreprise est un espace idéal pour communiquer sur divers sujets et actualités. Il peut être utilisé en communication ascendante comme descendante (partager les valeurs de l’entreprise…) en fonction de la personne qui rédige son contenu.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les réseaux sociaux internes

Plus participatif et collaboratif que l’intranet, un réseau social d’entreprise offre un moyen de communication ludique et convivial pour l’ensemble des collaborateurs. Les salariés peuvent engager la conversion et échanger de façon plus informelle sur divers sujets avec leurs collègues autour de projets communs.

Les RSE comme le Facebook Business de Workplace ou Yammer de Microsoft Office sont très proches des réseaux sociaux classiques :

Ce support de communication collaboratif et participatif permet de favoriser l’interaction sociale et de renforcer le sentiment d’appartenance Ă  l’équipe et Ă  l’entreprise.

Approuvé : ⬇️⬆️👋🔄

Les outils de sondage et de feedback

Les outils de sondages et de feedback permettent de connaître l’état d’esprit des collaborateurs sur différents sujets et de recueillir leur avis :

L’analyse des données récoltées via des outils de sondage simples à utiliser comme Google Forms ou SurveyMonkey permettent d’adapter la stratégie de l’entreprise tout en valorisant les collaborateurs.

Approuvé : ⬆️

L’affichage en interne

Simple, efficace et peu coûteux, l’affichage interne permet de mettre en avant des informations relatives à la vie de l’entreprise : règlement intérieur, consignes de sécurité, le slogan et les valeurs de l’entreprise, etc.

Boosteur pour les Ă©quipes, l’affichage dans les locaux Ă  des emplacements stratĂ©giques est Ă©galement un outil de communication externe apprĂ©ciĂ© lorsque des clients vous rendent visite par exemple.

Approuvé : ⬇️👋

La boîte à idées

Physique ou numĂ©rique, la boĂ®te Ă  idĂ©es permet aux collaborateurs de partager leurs idĂ©es et leurs rĂ©flexions de façon anonyme ou non. Un salariĂ© qui peut s’exprimer librement sur la qualitĂ© de vie au travail, les processus mis en place, l’organisation, ou proposer une idĂ©e nouvelle, s’appliquera bien plus, surtout s’il voit que son avis est pris en compte et que des efforts sont faits.

Approuvé : ⬆️

Salarié qui rédige une newsletter interne d'entreprise

Le livret d’accueil

Rédiger un livret d’accueil à destination des nouvelles recrues doit faire partie de toutes les stratégies de communication interne. Le livret participe à la réussite du processus d’onboarding en informant le nouveau collaborateur sur différents points essentiels au moment de son arrivée comme :

Il peut être digital ou remis en format papier le jour de l’arrivée ou un peu avant, et faire partie d’un processus d’onboarding plus global.

Approuvé : ⬇️👋

Quels sont les meilleurs outils de communication interne ?

Pour une communication d’entreprise réussie, il faut choisir les outils adaptés à la taille de l’entreprise et aux objectifs de communication fixés. En fonction de la situation, l’entreprise peut chercher à valoriser :

Il n’y a donc pas d’outil de communication interne idéal. Le choix des outils va dépendre du plan de communication interne, du budget et des moyens alloués. Un intranet ou un réseau social sera très efficace, mais sera plus coûteux et compliqué à mettre en place.

Une communication interne efficace apporte de nombreux avantages Ă  l’entreprise.

Pour atteindre son but, la communication d’entreprise s’appuie sur diffĂ©rents outils : intranet, rĂ©seau social d’entreprise, messagerie instantanĂ©e, newsletter interne, podcasts, etc. Leur choix et leur utilisation dĂ©pendent avant tout des objectifs fixĂ©s et des besoins de l’entreprise.

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